У 2025 електронний документообіг уже не опція — а реальність
Якщо ти ФОП, який працює з юридичними особами або бере участь у тендерах, без е-документів не обійтися. Контракти, акти, податкові накладні — усе дедалі частіше проходить через електронні сервіси. І хоча закон прямо не зобов’язує ФОП ІІ-ІІІ групи мати обов’язковий ЕДО, реалії бізнесу диктують свої правила.
У 2025 році понад 70% компаній в Україні працюють з електронними актами й рахунками. Тобто, якщо хочеш залишатись на ринку — доведеться «оцифровуватись». Добре це чи погано? Давай порахуємо.
Скільки це коштує і які сервіси обирають ФОПи
Ціни варіюються в залежності від кількості документів і функціоналу. Найпопулярніші сервіси:
- «Вчасно» — від 0 грн (до 10 документів) до 990 грн/рік.
- «СОТА» — стартовий тариф 1200–1600 грн/рік.
- «M.E.Doc» — пакет для ФОП — від 700 грн/рік, але з обмеженим обсягом.
Це не включає вартість КЕП (кваліфікованого електронного підпису), який теж потрібно оновлювати — орієнтовно 250–400 грн на рік. У підсумку маємо близько 1000–2000 грн на рік базових витрат. Небагато, якщо працюєш активно.
Чому багато хто все ще боїться ЕДО
Страхи класичні: складно розібратися, помилитися у файлі, «щось підпишу не те». Насправді сучасні платформи інтуїтивні й мають підтримку. Проблема більше в психології, ніж у реальних складностях. І так, бухгалтер може допомогти налаштувати все «під ключ» за один день.
Інший бар’єр — страх витрат. Але як тільки починаєш рахувати витрати на друк, пересилку, зберігання — електронний облік стає очевидно дешевшим. Особливо якщо обсяг — хоча б 10 документів на місяць.
ФОП без е-документів: кому ще можна?
Якщо твій бізнес — невеличкий онлайн-магазин або послуги фізособам, можливо, ти справді ще можеш обійтися без платного сервісу. Але навіть у такому разі підпис ЕЦП потрібен хоча б для звітності. І краще з часом підготуватись до е-документообігу, ніж раптово «перестати бути зручним» для контрагентів.
Працюєш з бюджетниками, тендерами, юрособами? Тут без ЕДО — як без мобільного: ніхто не чекатиме паперовий акт два тижні.
Переваги, які зазвичай не озвучують
- Доступ до архіву документів у будь-який момент — з телефону або ноутбука.
- Можливість автоматично фіксувати дати та статуси — підписано, відправлено, відхилено.
- Швидкість — підпис і доставка документа за хвилину.
- Можна інтегрувати з CRM чи обліком, якщо бізнес росте.
І ще один бонус: менше контактів із податковою. Електронний архів — це порядок. А порядок — це менше запитань під час перевірок.
Резюме: варто чи ні?
Для більшості активних ФОПів у 2025 році ЕДО — це вже не «фішка», а конкурентна перевага. Невелика річна плата економить час, нерви і — головне — відкриває двері до нових партнерів. Бо серйозний бізнес працює тільки з тими, хто вміє працювати з документами правильно.
І так, буде трохи незвично. Але лише спочатку. Потім — легше, ніж друкувати.
